Wat zijn de 6 must do's voor het organiseren van een congres?

Aan congressen geen gebrek in Nederland. We staan wereldwijd zelfs in de top 10 voor non-corporate congressen en congreslocatie Amsterdam bezet in Europa een topnotering voor zakelijke evenementen. Een congres organiseren biedt dus veel kansen, maar u heeft evengoed flinke concurrentie. In dit artikel leest u aan welke basisvoorwaarden een goed evenement voldoet.

Wat is het doel van uw congres? (Doel)

Een congres organiseren is niet goedkoop. Behalve de kosten voor sprekers en locatie, is de tijd die u erin steekt misschien wel de grootste investering. Bedenk daarom goed welke doelstelling u met de organisatie van het evenement wilt bereiken. Denk na over hoe u de doelstellingen meetbaar en achteraf verifieerbaar kunt maken. Voorbeelden zijn:

Een commercieel succesvol congres organiseren

U weet goed wat er bij de doelgroep leeft en welke sprekers daarbij aansluiten. Middels een uitgekiend marketingbeleid en een centrale locatie (bijvoorbeeld een congreslocatie Utrecht) kunt u uit de ticketverkoop een flinke winst behalen.

Autoriteit binnen uw vakgebied worden (blijven)

Uit marktonderzoek kan blijken dat uw doelgroep onvoldoende bekend is met wat u doet of waar u voor staat. Door een succesvol evenement kunt u uw autoriteit binnen uw vakgebied of branche vergroten.

Informatie-uitwisseling of actie faciliteren

Niet elke partij organiseert een congres met commerciële doelstellingen. Wellicht wilt u informatie-uitwisseling tussen experts of actie richting een bepaald doel faciliteren. Denk van tevoren goed na hoe u deze doelstellingen kunt meten.

Is er behoefte aan uw evenement? (Noodzaak)

Bestaat er al een congres of evenement met hetzelfde thema? Zo ja, hoe gaat u het anders doen?

Het kan ook nooit kwaad om uw doelgroep al vanaf het begin bij uw congres te betrekken. Vraag bijvoorbeeld op socialmedia-kanalen naar de grootste ergernissen binnen uw vakgebied of branche. Waar zien uw connecties de verandering het afgelopen jaar? (urgentie). Welke personen zien ze als inspiratiebron? (sprekers). Vraag actieve respondenten in een klankbordgroep.

Voor veel bezoekers is onderling netwerken overigens het belangrijkste bestanddeel van een congres. Denk daarom na hoe u een gevarieerde gastenlijst krijgt en een congreslocatie die onderling contact optimaal faciliteert.

Begint u op tijd met de voorbereiding? (Timing)

Hoe goed uw ideeën ook zijn, een congres organiseren vergt een gedegen voorbereiding.

Een goede richtlijn is om op zijn minst 8 maanden van tevoren met plannen te beginnen. Zo weet u zeker dat de beste sprekers en locaties nog niet vergeven zijn. Ook is er voldoende tijd om een eventueel plan B te verzinnen.

Heeft u de juiste congreslocatie? (Locatie)

Met een goede congreslocatie staat of valt een evenement. Een aantal zaken om te overwegen:

Is de locatie eenvoudig bereikbaar voor uw doelgroep? (Verwacht u bijvoorbeeld ook veel Vlaamse bezoekers, dan ligt een conferentiecentrum Eindhoven voor de hand)
Kunnen gasten eventueel in de buurt logeren?
Hoeveel plaatsen zijn er beschikbaar? (Verwacht u veel bezoekers of is een grote vergaderlocatie misschien al voldoende?)
Wat kost een congres organiseren op deze locatie?
Is er personeel aanwezig voor technische en organisatorische ondersteuning?
Verzorgt de locatie eigen catering?

En vergeet vooral ook niet: past de uitstraling van de locatie bij uw doelgroep?

Wie gaat het congres organiseren? (Team)

Een congres organiseren kost tijd. Veel tijd. Probeer daarbij een goed onderscheid te maken tussen inhoudelijke taken (doelen bepalen, onderzoek doelgroep, thematiek en sprekers bepalen) en de organisatorische (website maken, bezoekers registreren, catering en techniek enz.). Heeft u een hoog uurloon en/of weinig ervaring met het organiseren van een evenement? Dan is het wellicht slim om professionele hulp in te schakelen voor een aantal organisatorische onderdelen.

Sommige congreslocaties bieden deze hulp overigens zelf al aan. Dat scheelt u in het aantal partners waar u mee moet overleggen.

Hoe evalueert u het congres? (Feedback)

Vaak een ondergeschoven kindje, maar van onmisbare waarde bij het organiseren van volgende evenementen. Houd zowel een internetevaluatie met uw team (ook over bijvoorbeeld plannings- en organisatorische aspecten) als een externe evaluatie met bezoekers. Als u van tevoren (inhoudelijke) doelen heeft gesteld, kunt u deze middels een enquête ook meten.

Alle veelgestelde vragen over congres